الوصف الوظيفي ليس مجرد نص يوضع في إعلان التوظيف.
بل هو وثيقة تساعد المنشأة على اختيار الشخص المناسب، وتساعد الموظف على فهم دوره، وتساعد المدير على تقييم الأداء.
عندما يكون الوصف الوظيفي ضعيفًا، تبدأ المشكلات. يتقدم مرشحون غير مناسبين. ثم يتم تعيين موظف لا يعرف ما المطلوب منه. وبعد ذلك، تظهر خلافات حول المهام والمسؤوليات.
أما الوصف الوظيفي الاحترافي فيجعل الصورة أوضح من البداية.
فهو يجيب عن أسئلة مهمة: ما الهدف من الوظيفة؟ ما المهام الأساسية؟ ما المهارات المطلوبة؟ من المدير المباشر؟ وكيف يتم قياس النجاح؟
في هذا المقال، نوضح كيف يساعد الوصف الوظيفي في تقليل الخلافات ورفع جودة التوظيف داخل المنشآت.
ما هو الوصف الوظيفي؟
- الوصف الوظيفي هو وثيقة توضح طبيعة الوظيفة داخل المنشأة.
- ويشمل عادة المسمى الوظيفي، الهدف من الوظيفة، المهام، المسؤوليات، المؤهلات، المهارات، الخبرة المطلوبة، مكان العمل، وساعات العمل أو طبيعة الدوام عند الحاجة.
- كما يمكن أن يشمل علاقات العمل. مثل المدير المباشر، والأقسام التي يتعامل معها الموظف.
- ولا يجب الخلط بين الوصف الوظيفي وإعلان الوظيفة.
- فإعلان الوظيفة هو نسخة تسويقية مختصرة لجذب المرشحين. أما الوصف الوظيفي فهو مرجع داخلي أكثر تفصيلًا.
- وكلما كان الوصف واضحًا، أصبح التوظيف أدق، والتقييم أسهل، والخلاف أقل.
لماذا تحتاج المنشأة إلى وصف وظيفي واضح؟
- لأن التوظيف بدون وصف واضح يشبه البحث عن شخص دون معرفة الدور المطلوب.
- قد يعجبك المرشح في المقابلة. لكنه بعد التعيين لا يناسب المهام الفعلية.
- وقد يحدث العكس. ترفض مرشحًا جيدًا لأنك لم تحدد المهارات المهمة فعلًا.
- الوصف الوظيفي يحل هذه المشكلة.
- فهو يحدد احتياج المنشأة قبل نشر الإعلان. كما يساعد الموارد البشرية على فرز السير الذاتية بطريقة أفضل.
- كذلك، يساعد المدير المباشر على إجراء مقابلة دقيقة. بدل الأسئلة العامة، يسأل عن مهارات مرتبطة بالمهام.
- وبعد التعيين، يصبح الوصف الوظيفي مرجعًا للموظف. فيعرف حدوده ومسؤولياته.
كيف يقلل الوصف الوظيفي الخلافات؟
- الخلافات تظهر عندما تختلف التوقعات.
- المدير يعتقد أن مهمة معينة ضمن دور الموظف. والموظف يرى أنها خارج نطاق عمله.
- إذا لم يكن هناك وصف وظيفي واضح، يتحول النقاش إلى رأي مقابل رأي.
- أما إذا كان الوصف مكتوبًا، يصبح الرجوع إليه أسهل.
- كذلك، يساعد الوصف الوظيفي في منع تحميل الموظف مهام غير مرتبطة بدوره بشكل مستمر.
- وهذا لا يعني أن الموظف لا يساعد فريقه. بل يعني أن هناك فرقًا بين التعاون المؤقت وتغيير طبيعة الوظيفة بالكامل.
- كما أن الوصف الوظيفي يساعد عند تقييم الأداء. فلا يتم تقييم الموظف على مهام لم تكن واضحة له من البداية.
عناصر الوصف الوظيفي الاحترافي
- ابدأ بالمسمى الوظيفي.
- يجب أن يكون واضحًا ومفهومًا. لا تستخدم مسميات غامضة أو مبالغًا فيها.
- بعد ذلك، اكتب الهدف من الوظيفة في فقرة قصيرة. ما القيمة التي يضيفها هذا الدور للمنشأة؟
- ثم اكتب المهام الأساسية. اجعلها محددة وقابلة للفهم. لا تكتب عبارات عامة مثل “تنفيذ الأعمال المطلوبة” فقط.
- بعد ذلك، حدد المؤهلات المطلوبة. مثل الشهادة، الخبرة، المهارات الفنية، والمهارات السلوكية.
- ثم وضح علاقات العمل. من المدير المباشر؟ من الفرق التي يتعامل معها الموظف؟
- كذلك، حدد ظروف العمل عند الحاجة. مثل العمل الميداني، الورديات، السفر، أو التعامل المباشر مع العملاء.
وفي النهاية، يمكن إضافة مؤشرات الأداء الأساسية.
الفرق بين المهام والمسؤوليات
- المهام هي الأعمال التي يقوم بها الموظف.
- أما المسؤوليات فهي النتائج أو المجالات التي يتحملها.
- مثلاً، في وظيفة مسؤول توظيف، قد تكون المهمة هي “نشر الإعلانات الوظيفية”. أما المسؤولية فهي “توفير مرشحين مناسبين للوظائف الشاغرة”.
- هذا الفرق مهم.
- لأن الموظف قد ينفذ المهمة شكليًا دون تحقيق النتيجة المطلوبة.
- لذلك، يجب أن يحتوي الوصف الوظيفي على الاثنين. مهام واضحة، ومسؤوليات تعكس الهدف.
- كما يجب ترتيب المهام حسب الأهمية. لا تبدأ بمهام بسيطة وتترك جوهر الوظيفة في النهاية.
- كلما كان النص منظمًا، فهم المرشح والموظف الدور بشكل أفضل.
كيف تكتب متطلبات الوظيفة دون مبالغة؟
- من الأخطاء الشائعة المبالغة في المتطلبات.
- تطلب المنشأة خبرة طويلة، ومهارات كثيرة، وشهادات متعددة، بينما الوظيفة لا تحتاج ذلك فعلًا.
- هذه المبالغة تقلل عدد المرشحين المناسبين. كما قد ترفع تكلفة التوظيف.
- لذلك، قسم المتطلبات إلى قسمين.
- الأول: متطلبات أساسية لا يمكن التنازل عنها.
- الثاني: متطلبات مفضلة لكنها ليست شرطًا.
- مثلاً، إجادة برنامج معين قد تكون أساسية. أما خبرة في قطاع محدد فقد تكون مفضلة.
- هذا الأسلوب يجعل الإعلان أكثر عدلًا وواقعية.
كما يساعد المرشحين على تقييم أنفسهم قبل التقديم.
الوصف الوظيفي وعلاقته بإعلان الوظيفة
- إعلان الوظيفة يجب أن يبنى على الوصف الوظيفي.
- لكن لا يجب أن يكون نسخة طويلة ومملة منه.
- الإعلان يحتاج إلى صياغة جذابة ومختصرة. بينما الوصف الوظيفي يحتاج إلى دقة وتفصيل.
- ومع ذلك، يجب أن يتضمن الإعلان المعلومات الأساسية. مثل المسمى، المهام، المؤهلات، طبيعة العمل، ومكانه.
- إذا كان الإعلان غامضًا، ستصل طلبات كثيرة غير مناسبة.
- وهذا يستهلك وقت الموارد البشرية والمدير المباشر.
- لذلك، اكتب الوصف أولًا. ثم استخرج منه إعلانًا واضحًا.
- بهذه الطريقة تزيد جودة المتقدمين وتقل المقابلات غير المفيدة.
دور الوصف الوظيفي في تقييم الأداء
- لا يمكن تقييم موظف بإنصاف إذا لم تكن وظيفته واضحة.
- الوصف الوظيفي يساعد على بناء مؤشرات أداء مناسبة.
- مثلاً، إذا كانت الوظيفة في خدمة العملاء، يمكن قياس سرعة الرد، جودة الحل، رضا العميل، والالتزام بالإجراءات.
- أما إذا كانت الوظيفة في المبيعات، يمكن قياس عدد الفرص، نسبة التحويل، الإيرادات، والاحتفاظ بالعملاء.
- لكن يجب الانتباه. لا تجعل الوصف الوظيفي جامدًا جدًا. فقد تتغير الأعمال مع الوقت.
- لذلك، راجعه كل فترة. خصوصًا عند التوسع، أو تغيير الهيكل، أو إدخال أنظمة جديدة.
- الوصف الوظيفي الجيد يعيش مع المنشأة ويتطور معها.
متى يجب تحديث الوصف الوظيفي؟
- يجب تحديثه عند تغير طبيعة العمل.
- مثلاً، إذا أضيفت مهام جديدة بشكل دائم. أو تغير المدير المباشر. أو انتقلت الوظيفة إلى قسم آخر. أو تغيرت الأدوات المستخدمة.
- كذلك، يجب تحديثه قبل نشر أي إعلان توظيف جديد.
- لا تنشر إعلانًا بناءً على وصف قديم. لأن احتياج القسم قد يكون تغير.
- ومن الأفضل مراجعة الأوصاف الوظيفية مرة واحدة سنويًا على الأقل.
- هذه المراجعة تكشف الوظائف المتداخلة، والمهام غير الموزعة، والأدوار التي تحتاج إلى إعادة تنظيم.
- كما تساعد في إعداد خطط التدريب والترقيات.
أخطاء شائعة في كتابة الوصف الوظيفي
- أول خطأ هو استخدام عبارات عامة جدًا.
- مثل “القيام بما يكلف به من أعمال”. هذه العبارة لا تكفي وحدها، وقد تفتح بابًا للخلاف.
- ثاني خطأ هو كتابة قائمة طويلة من المهام غير المرتبة.
- ثالث خطأ هو عدم تحديد المؤهلات الأساسية بوضوح.
- رابع خطأ هو تجاهل المهارات السلوكية. مثل التواصل، الدقة، حل المشكلات، والعمل الجماعي.
- خامس خطأ هو عدم إشراك المدير المباشر في كتابة الوصف.
- فالموارد البشرية تعرف الهيكل. لكن المدير يعرف تفاصيل العمل اليومية.
- لذلك، يجب أن تكون كتابة الوصف الوظيفي عملية مشتركة.
نموذج مختصر لوصف وظيفي جيد
يمكن أن يتكون الوصف الوظيفي من الأقسام التالية:
- المسمى الوظيفي.
- الإدارة أو القسم.
- الهدف من الوظيفة.
- المهام الأساسية.
- المسؤوليات.
- المؤهلات المطلوبة.
- الخبرات المطلوبة.
- المهارات الفنية.
- المهارات السلوكية.
- المدير المباشر.
- طبيعة العمل.
- مؤشرات الأداء.
- هذا النموذج يصلح كبداية. ثم يمكن تعديله حسب حجم المنشأة وطبيعة القطاع.
- المهم ألا يكون الوصف طويلًا بلا قيمة، ولا قصيرًا لدرجة الغموض.
خلاصة
الوصف الوظيفي الاحترافي يحسن التوظيف من البداية.
فهو يساعد المنشأة على معرفة ما تحتاجه، ويساعد المرشح على فهم الدور، ويساعد الموظف على أداء عمله، ويساعد المدير على التقييم.
كما يقلل الخلافات الناتجة عن غموض المهام.
لذلك، لا تبدأ إعلان وظيفة قبل كتابة وصف واضح. ولا تعتمد على وصف قديم دون مراجعة.
اجعل الوصف الوظيفي وثيقة عملية. واضحة، مختصرة، ومتصلة بأهداف المنشأة.
بهذه الطريقة، يتحول الوصف الوظيفي من ورقة إدارية إلى أداة مهمة لرفع جودة التوظيف والإدارة.
الأسئلة الشائعة
ما هو الوصف الوظيفي؟
هو وثيقة توضح المسمى الوظيفي، هدف الوظيفة، المهام، المسؤوليات، المؤهلات، المهارات، وعلاقات العمل.
ما الفرق بين الوصف الوظيفي وإعلان الوظيفة؟
الوصف الوظيفي مرجع تفصيلي داخلي، أما إعلان الوظيفة فهو نص مختصر لجذب المرشحين.
من المسؤول عن كتابة الوصف الوظيفي؟
يفضل أن يكتبه قسم الموارد البشرية بالتعاون مع المدير المباشر للوظيفة.
متى يتم تحديث الوصف الوظيفي؟
عند تغير المهام، أو الهيكل، أو الأدوات، أو طبيعة العمل، ويفضل مراجعته سنويًا.
كيف يساعد الوصف الوظيفي في تقليل الخلافات؟
لأنه يوضح المهام والمسؤوليات من البداية، ويجعل التقييم مبنيًا على توقعات مكتوبة وواضحة.
